Thực hiện Chỉ thị số 15/CT-TTg ngày 22/5/2012 của Thủ tướng Chính phủ về việc tăng cường sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động của cơ quan nhà nước, nhằm tăng cường sử dụng văn bản điện tử trong hoạt động của Cục HKVN, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động, tăng năng suất lao động, thực hành tiết kiệm, giảm chi phí in ấn,… giảm văn bản, giấy tờ hành chính, Cục trưởng Cục HKVN yêu cầu:
1. Các cơ quan, đơn vị thuộc Cục phải sử dụng hệ thống thư điện tử công vụ của Cục (@caa.gov.vn) và của các Cảng vụ Hàng không tại các địa chỉ @naa.gov.vn, @maa.gov.vn; @saa.gov.vn để trao đổi các loại văn bản sau đây trong nội bộ cơ quan, đơn vị:
+ Giấy mời họp; tài liệu phục vụ họp;
+ Văn bản để biết, để báo cáo;
+ Thông báo chung của cơ quan;
+ Tài liệu cần trao đổi trong quá trình xử lý công việc (Dự thảo văn bản xin ý kiến nội bộ, văn bản góp ý, bảng biểu thống kê, …)
2. Các Phòng, Thanh tra Hàng không, Văn phòng khai thác triệt để các ứng dụng của phần mềm quản lý văn bản và điều hành trên cơ sở sử dụng thư điện tử công vụ.
3. Văn phòng Cục:
a) Chủ trì, phối hợp với Phòng Khoa học Công nghệ và Môi trường, các Cảng vụ hàng không khu vực, Trung tâm Y tế Hàng không và Tạp chí Hàng không xây dựng lộ trình sử dụng hiệu quả phần mềm quản lý văn bản hoặc e-mail của đơn vị, tổ chức để gửi, nhận văn bản hành chính, tiến tới thay thế dần văn bản giấy, trao đổi hồ sơ công việc và văn bản khác trên mạng giữa các cơ quan, đơn vị thuộc Cục;
b) Rà soát, công khai địa chỉ thư điện tử hoặc hệ thống thông tin dùng để gửi nhận văn bản điện tử của đơn vị, tổ chức trên Trang thông tin điện tử của Cục;
c) Tận dụng hạ tầng kỹ thuật và các phần mềm hiện có, trước hết bao gồm mạng LAN, mạng diện rộng của Cục HKVN, hệ thống thư điện tử, phần mềm quản lý văn bản và hồ sơ công việc để quản lý, điều hành công việc; trao đổi các văn bản điện tử qua mạng trong nội bộ và giữa các đơn vị, tổ chức thuộc và trực thuộc Cục;
d) Khẩn trương rà soát, bổ sung xây dựng Quy chế quy định việc quản lý, điều hành công việc, trao đổi văn bản điện tử qua mạng trong quy trình xử lý công việc của Cục; từng bước triển khai ứng dụng chữ ký số trong các hệ thống thông tin theo nhu cầu thực tế nhằm thay thế dần việc bắt buộc gửi văn bản giấy có chữ ký và dấu qua đường bưu điện bằng việc gửi văn bản điện tử có chữ ký số qua mạng;
đ) Thực hiện chức năng quản trị, bảo đảm các điều kiện kỹ thuật, kịp thời phát hiện, xử lý, khắc phục sự cố để hệ thống trao đổi văn bản điện tử vận hành thông suốt, liên tục; hỗ trợ kỹ thuật cho các đơn vị, cá nhân trong việc sử dụng văn bản điện tử.
4. Phòng Tổ chức cán bộ:
a) Chủ trì, phối hợp với Phòng Khoa học Công nghệ và Môi trường và Văn phòng hàng năm tổ chức các lớp bồi dưỡng ngắn hạn nhằm nâng cao kiến thức, kĩ năng sử dụng công nghệ thông tin trong việc cho cán bộ, công chức, viên chức của các đơn vị, tổ chức thuộc và trực thuộc Cục; trước hết tập trung vào các nội dung nhằm tăng cường sử dụng văn bản điện tử; đẩy mạnh công tác tuyên truyền, năng cao nhận thức về sử dụng văn bản điện tử trong công việc;
b) Đưa tiêu chí sử dụng văn bản điện tử của cán bộ, công chức, viên chức trong công việc là trách nhiệm, quyền hạn của cán bộ, công chức trong việc nâng cao hiệu quả hoạt động, thực hành tiết kiệm, cải cách hành chính, là một tiêu chí đánh giá trong công tác thi đua khen thưởng hàng năm của cá nhân, tập thể;
5. Phòng Khoa học công nghệ và Môi trường:
a) Nghiên cứu các giải pháp công nghệ nâng cấp, hoàn thiện hệ thống thư điện tử, phần mềm quản lý văn bản và điều hành, triển khai các giải pháp kỹ thuật đảm bảo an toàn, an ninh, bảo mật cho hệ thống văn bản điện tử;
b) Chủ trì, phối hợp với Văn phòng và Phòng chuyên môn có liên quan, tham mưu cho Cục trong việc triển khai các dịch vụ công trực tuyến của Cục theo Kế hoạch của Bộ GTVT (Quyết định số 503/QĐ-BGTVT ngày 04/3/2013); xây dựng lộ trình và triển khai các nội dung tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của Cục;
c) Triển khai công tác tuyên truyền, phổ biến nhằm nâng cao nhận thức, kỹ năng của cán bộ, công chức, viên chức trong việc sử dụng văn bản điện tử trong công việc;
d) Hướng dẫn, đôn đốc, tổng hợp, báo cáo Cục trưởng tình hình ứng dụng công nghệ thông tin của các đơn vị trực thuộc Cục; đề xuất các giải pháp thúc đẩy triển khai các nội dung của Chỉ thị này;
đ) Xây dựng lộ trình bắt buộc thực hiện sử dụng văn bản điện tử trong các hoạt động của Cục, đảm bảo đạt mục tiêu tăng dần theo từng năm văn bản, tài liệu chính thức trao đổi dưới dạng điện tử giữa các cơ quan, đơn vị thuộc Cục.
6. Phòng Tài chính:
Chủ trì, phối hợp với Phòng Khoa học Công nghệ và Môi trường và Văn phòng trong việc lập dự toán ngân sách, cân đối kinh phí; ưu tiên bố trí kinh phí đủ, kịp thời từ ngân sách nhà nước và các nguồn kinh phí khác để triển khai các nhiệm vụ, dự án xây dựng, duy trì hoạt động các hệ thống về quản lý văn bản và điều hành, hệ thống thư điện tử, chữ ký số; bảo đảm kinh phí cho các khóa huấn luyện, đào tạo về ứng dụng công nghệ thông tin.
7. Thủ trưởng các đơn vị gương mẫu thực hiện việc quản lý, điều hành công việc qua mạng; quyết liệt chỉ đạo, cá nhân, đơn vị trong cơ quan sử dụng văn bản điện tử; chỉ đạo các đơn vị trực thuộc trong hồ sơ trình các cấp có thẩm quyền, bắt buộc gửi kèm văn bản điện tử song song cùng với văn bản giấy; tiến tới xử lý, trao đổi công việc chủ yếu qua môi trường mạng.
8. Cán bộ, công chức, viên chức các đơn vị, tổ chức thuộc và trực thuộc Cục có trách nhiệm:
a) Thực hiện nghiêm các quy định của cơ quan trong việc sử dụng văn bản điện tử trong công việc;
b) Sử dụng hộp thư điện tử công vụ đã được cấp phát với địa chỉ tên miền caa.gov.vn để trao đổi văn bản điện tử trong công việc; không sử dụng các hộp thư điện tử khác trong hoạt động công vụ.
Trong giờ hành chính, thường xuyên truy cập hộp thư điện tử hoặc phần mềm quản lý văn bản để kịp thời xử lý văn bản điện tử;
c) Tuân thủ các quy định về an toàn, an ninh và bảo mật thông tin trong quá trình sử dụng hệ thống thư điện tử và hệ thống văn bản điện tử theo Quy chế giao dịch điện tử trong công tác của Cục và các quy định có liên quan khác của Nhà nước;
d) Bảo vệ mật khẩu truy cập (hộp thư cá nhân hoặc mật khẩu truy cập hệ thống văn bản điện tử). Trường hợp mất mật khẩu hoặc khi gặp sự cố hay phát hiện sự cố liện quan phải báo cáo ngay về đơn vị chuyên trách công nghệ thông tin của đơn vị, tổ chức để kịp thời xử lý;
đ) Quản lý và lưu trữ các thư điện tử cá nhân; chịu trách nhiệm về nội dung thông tin các thư điện tử gửi đi của mình;
e) Thay đổi lề lối, thói quen làm việc, hướng tới môi trường làm việc điện tử, hiện đại, hiệu quả;
g) Chủ động đề xuất sáng kiến để tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin nhằm năng cao năng suất, hiệu quả làm việc, góp phần cải cách hành chính, tiết kiệm thời gian, chi phí.
Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị thuộc Cục có trách nhiệm tổ chức, chỉ đạo thực hiện nghiêm túc nội dung Chỉ thị này và hàng tháng báo cáo Cục trưởng qua Văn phòng Cục./.
