Văn phòng Chính phủ cũng thông báo từ ngày 01/10/2012, Văn phòng Chính phủ không tiếp nhận và xử lý những hồ sơ trình Chính phủ, Thủ tướng Chính phủ giải quyết công việc nhưng không đính kèm file điện tử.
Theo hướng dẫn tại văn bản, hồ sơ giấy để trình xử lý, trường hợp đơn giản nhất chỉ bao gồm 1 tài liệu chính (công văn/tờ trình), trường hợp phức tạp hơn thì ngoài tài liệu chính còn có các tài liệu kèm theo để bổ sung và thuyết minh cho nội dung cần trình.
Còn hồ sơ điện tử để trình xử lý cũng phải đầy đủ các tài liệu như hồ sơ giấy. Các thông tin nằm trong các tài liệu điện tử, dưới dạng các file. Các file này có thể là bản điện tử trực tiếp được hình thành và xử lý tiếp tục bằng các phần mềm tương ứng, hoặc là bản số hóa của các tài liệu giấy và được khai thác bằng các phần mềm xử lý tài liệu điện tử phổ biến, hoặc bao gồm cả hai loại.
Văn phòng Chính phủ chỉ nhận các dạng file tài liệu điện tử sau: các dạng có đuôi .DOC, .XLS, .PPT là các file tài liệu soạn thảo, bảng tính, trình chiếu có thể sử dụng được với phần mềm MS Office 2003; các dạng file có đuôi.PDF, là file tài liệu điện tử có thể sử dụng các phần mềm tương thích và phổ biến để đọc như Acrobat Reader; các file đồ họa và hình ảnh có đuôi .JPG, .BMP, .TIF; các tài liệu được số hóa (quét bằng scanner) dưới định dạng có đuôi .PDF; file nén có đuôi .ZIP dùng để nhóm nhiều file và nén lại thành một file cho tiện thao tác và giảm kích thước file. Trường hợp định dạng file là chuyên dụng (nên hạn chế) thì phải gửi kèm thêm công cụ cần thiết để đọc được các tài liệu.
Hồ sơ điện tử không đủ thông tin, tài liệu hoặc không tuân thủ theo các yêu cầu sẽ bị trả lại để hoàn thiện và gửi lại. Tất cả các tài liệu điện tử trực tiếp khi thể hiện ngôn ngữ Việt Nam đều phải sử dụng phông chữ của bộ mã Unicode theo TCVN 6909:2001. Tên các file điện tử không sử dụng các dấu tiếng Việt và ký tự đặc biệt để phần mềm và hệ thống truyền nhận, người sử dụng không bị mắc lỗi. Quy tắc đặt tên file hồ sơ thực hiện theo quy định tại các văn bản hướng dẫn trước của Văn phòng Chính phủ. Việc gửi, nhận hồ sơ điện tử phải sử dụng công cụ bảo mật của Ban cơ yếu Chính phủ đã cấp cho các cơ quan./.